Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử S-Invoice

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] – Sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Khi phát hiện sai sót, tùy vào từng trường hợp mà kế toán cần lập các biên bản tương ứng theo quy định của Bộ Tài chính. Trong bài viết này, S-Invoice sẽ hướng dẫn Quý doanh nghiệp cách sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Ảnh minh họa: Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử S-Invoice

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sẽ có những sai sót như sai ngày, sai số tiền, sai tên hàng, có thể sai cả tên hoặc địa chỉ bên mua. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần phải điều chỉnh hóa đơn điện tử sao cho đúng thủ tục quy đinh của Bộ Tài chính. Khi đó, bên bán và bên mua cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để xác nhận và điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn điện tử.

Như vậy, biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập để xác nhận và điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn điện tử như sai ngày, sai số tiền hàng, sai địa chỉ, hoặc sai nội dung hóa đơn. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng tuân theo các quy định như hóa đơn giấy.

Khi nào cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định:

“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Như vây, biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập khi hội tụ các điều kiện sau:

• Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (như sai ngày, số tiền, địa chỉ, nội dung…);
• Bên bán đã giao hóa đơn điện tử cho bên mua;
• Bên bán đã giao hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ cho bên mua;
• Bên bán và bên mua đã kê khai Thuế (liên quan đến hóa đơn sai sót).

Tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử S-Invoice

Quý doanh nghiệp có thể tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tương ứng với từng trường hợp dưới đây:

1. Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ công ty

2. Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền (giá trị hàng hóa)

Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

• Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, đồng thời bên bán, bên mua đã kê khai Thuế thì ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu trên, bên bán cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
• Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ của bên mua nhưng ghi đúng mã số Thuế bên mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG PHẢI lập hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu hai bên đã kê khai thuế thì tuyệt đối không được hủy hóa đơn mà phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho biên bản hủy hóa đơn. Đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh.
• Chỉ sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn điện tử lập sai khi hóa đơn lập sai đó chưa được kê khai thuế.
• Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải được sự đồng ý của hai bên bằng cách ký và đóng dấu đỏ, mỗi bên giữ một bản để khai báo.
• Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày, tháng, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh những gì…

Tham khảo thêm: Biên bản hủy hóa đơn điện tử 2020