Tài liệu nghiệp vụ “Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử”

I. GIỚI THIỆU:

1. Mục đích tài liệu

Tài liệu nhằm mô tả nghiệp vụ về lập hóa đơn điện tử tuân theo các quy định của Bộ tài chính. Bao gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn
  • Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm
  • Các trường hợp phát hành hóa đơn cho chi nhánh
• Sửa đổi thông báo phát hành hóa đơn
  • Sai thông báo phát hành hóa đơn do doanh nghiệp phát hiện
  • Sai thông báo phát hành do cơ quan thuế phát hiện
• Thay đổi khi thông tin khi đang phát hành
  • Thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế
  • Thay đổi tên, địa chỉ và dẫn đến thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế
  • Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi

 

2. Phạm vi tài liệu

Tài liệu áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử trên cả nước.

3. Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt

4. Tài liệu tham khảo

5. Mô tả tài liệu

Tài liệu bao gồm 2 phần được tổ chức như sau:

• Phần 1: Giới thiệu: trình bày về mục đích, phạm vi và ý nghĩa của tài liệu.
• Phần 2: Mô tả yêu cầu nghiệp vụ: trình bày chi tiết về các nghiệp vụ.

II. MÔ TẢ YÊU CẦU NGHIỆP VỤ

* Lưu ý: Tài liệu chỉ mô tả cho hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

1. Thông báo phát hành hóa đơn

1.1. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Hoá đơn mẫu

1.2. Các trường hợp phát hành hóa đơn cho chi nhánh:

• Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC)
• Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn (Khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

2. Sửa đổi thông báo phát hành hóa đơn

2.1. Sai thông báo phát hành hóa đơn do doanh nghiệp phát hiện

– Lập lại thông báo phát hành hóa đơn thay thế đúng quy định gửi lại cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 7 Thông tư 176/2016/TT-BTC)

2.2. Sai thông báo phát hành do cơ quan thuế phát hiện

– Lập thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu TB04-AC ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC)

3. Thay đổi khi thông tin khi đang phát hành:

3.1. Thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế:

Nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện các thủ tục gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn theo TT39 lên cơ quan thuế. Đồng thời sửa tên, địa chỉ mới trên Sinvoice.

3.2. Thay đổi tên, địa chỉ và dẫn đến thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế:

+ Nếu muốn tiếp tục sử dụng:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế chuyển đi.
• Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng BK01/AC- mẫu số 3.10 phụ lục 3 theo Thông tư 39 cho cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Sửa lại tên công ty, địa chỉ, tên cơ quan thuế quản lý mới trên Sinvoice.

+ Nếu không muốn tiếp tục sử dụng:

• Thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn nơi chuyển đến.

3.3 Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi

– Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

2.4 So sánh hủy thông báo phát hành và hủy dải hóa đơn

So sánh hủy thông báo phát hành và hủy dải hóa đơn