Trả lời:

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cùng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Trả lời:

Sử dụng hóa đơn điện tử mang đến nhiều ưu điểm, dưới đây là một số ưu điểm nổi trội hơn so với hóa đơn giấy truyền thống:

1. Giảm chi phí in ấn và chuyển phát (Chi phí kiểm soát được):
   • Chi phí in hóa đơn giấy: Dao động từ 500 đồng đến 7.000 đồng/hóa đơn tùy vào quy mô và số lượng hóa đơn đặt in.
   • Chuyển phát hóa đơn: trung bình khoảng 15.000 đồng/hóa đơn trên toàn quốc.
   • Trong khi đó, giá hóa đơn điện tử S-Invoice chỉ từ 200 đồng - 1.000 đồng/hóa đơn. Doanh nghiệp có thể chuyển phát đến người mua một cách dễ dàng thông qua phần mềm đã cấu hình sẵn.
2. Giảm chi phí bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn và các chi phí khác Doanh nghiệp không kiểm soát được:
   • Chi phí lưu trữ hóa đơn giấy theo quy đinh là 10 năm. Doanh nghiệp cần phải đầu tư nhân sự cho đối soát hóa đơn, thanh lọc/xử lý hóa đơn hết niên hạn lưu trữ; Đầu tư kho bãi lưu trữ hóa đơn giấy theo tiêu chuẩn (phải có thiết bị lưu trữ, thiết bị PCCC, …)
   • Rủi ro mất hóa đơn giấy là rất lớn. Theo quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2.000.000 đến 20.000.000 đồng/hóa đơn (Theo điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC); Đầu tư nhân sự và thời gian để làm hồ sơ trình báo về việc mất hóa đơn,...
   • Khi sử dụng Hóa đơn điện tử S-Invoice, hóa đơn của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ miễn phí 10 năm trên hệ thống server data của Viettel. Việc thất lạc hóa đơn điện tử là không thể xảy ra.
3. Giải quyết các bất cập về nghiệp vụ của Doanh nghiệp

   Hóa đơn giấy truyền thống vẫn còn nhiều bất cập như:

   • Không đối soát được lượng hàng bán ra hoặc thu nợ với hóa đơn thực xuất;
   • Khó kiểm tra với Hóa đơn nghi ngờ là xuất khống;
   • Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế thủ công;
   • Các nghiệp vụ xử lý Hóa đơn: Điều chỉnh, Thay thế, Hủy rất phức tạp. Đòi hỏi bên mua và bên bán phải gặp nhau để xử lý Hóa đơn.
   • Khi hết hóa đơn, làm thủ tục đặt in hóa đơn và xin số của Cơ quan Thuế rất mất thời gian.

   Sử dụng hóa đơn điện tử S-Invoice sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các bất cập nêu trên

   • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
   • Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.
   • Quá trình thanh toán nhanh hơn.
   • Sử dụng hóa đơn điện tử là góp phần bảo vệ môi trường.

Trả lời:

Đó không phải là hóa đơn điện tử.

Trả lời:

Các dấu hiệu phân biệt:

1. Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường liên
2. Trường ký hiệu trên hóa đơn:
   • Hóa đơn điện tử: E
   • Hóa đơn giấy: T (hóa đơn tự in) hoặc P (hóa đơn đặt in).
3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.
4. Chữ ký:
   • Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
   • Hóa đơn giấy: Chữ ký tay

Trả lời:

• Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê. Trong trường hợp này, Hóa đơn điện tử là hóa đơn có nhiều trang và chỉ hiển thị một số hóa đơn.
• Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng cho phép xuất hóa đơn gộp kèm bảng kê chi tiết.

Trả lời

Có.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Trả lời:

Sau khi đáp ứng được tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để phát hành HĐĐT (thực hiện như hóa đơn giấy):

1. 1. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC
   2. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
   3. Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần (+ Thông tin Chứng thư số nếu Doanh nghiệp sử dụng riêng Chữ ký số cho Hóa đơn điện tử - Không dùng chung với chữ ký số Kê khai thuế qua mạng).

Trả lời:

Sẽ có hai trường hợp xảy ra:

• Doanh nghiệp không thể phát hành song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cho cùng một giao dịch mua bán;
• Doanh nghiệp được phép phát hành song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cho các giao dịch mua bán khác nhau

Cụ thể:

Khoản 03, điều 7, thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 quy định rõ: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).

Trả lời:

Phương án 1: Doanh nghiệp có thể phát hành đồng thời 2 loại hóa đơn, theo khoản 3 điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011:

"Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in."

Phương án 2: Nếu số lượng hóa đơn giấy còn ít, Doanh nghiệp không muốn phiền toái khi báo cáo cuối kỳ do phải tổng hợp từ 2 nguồn phát hành hóa đơn, Doanh nghiệp có thể làm thủ tục xin hủy số hóa đơn giấy còn lại.

Trả lời:

Theo khoản 1 điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, cho phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cụ thể:

1. Nguyên tắc chuyển đổi:

   Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

   Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện:

   Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

   1. Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
   2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
   3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi:

   Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

   Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Lưu ý: Trường hợp cần hóa đơn đỏ làm giấy đi đường chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cần phải thực hiện việc chuyển đổi này.

Trả lời:

Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

• Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
• Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):

• Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn).
• Tích hợp qua Services.

Trả lời:

• Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
• Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Tùy theo quy định về tài chính của các đơn vị đặc thù, thời gian lưu trữ có thể sẽ hơn 10 năm (Ví dụ: Hóa đơn khám chữa bệnh lưu theo hồ sơ bệnh án tối thiểu là 15 năm)

1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế,?

Trả lời:

• Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
• Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể: Bên bán hàng tra soát và lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Cơ quan Thuế: tra soát để xác định hóa đơn hủy.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”.

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Trả lời:

Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức nào từ cơ quan Thuế)

Trả lời:

Được phép. Chữ ký điện tử này sẽ được gửi kèm theo Hồ sơ khi đăng ký phát hành Hóa đơn với Cơ quan Thuế. Như vậy Doanh nghiệp được đăng ký 2 chữ ký số độc lập:

1. Giao dịch Kê khai và nộp Thuế điện tử,
2. Sử dụng phát hành Hóa đơn trong giao dịch cung cấp hàng hóa dịch vụ.

Trả lời:

• Xem Hóa đơn,
• Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ,
• In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý),
• Chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa (có giá trị như hóa đơn giấy thông thường).

Trả lời:

• Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn
• Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Trả lời:

• Hoàn toàn được. Theo quy định hóa đơn được lưu trữ 10 năm, hóa đơn điện tử cũng lưu trữ như vậy.
• Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trên website được bên bán cung cấp

Trả lời:

- Trường hợp 1: Khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hoạch toán và khai Thuế

• Đối với các Hóa đơn hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng theo Khoản 3, điều 4, thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 =>> Bên mua hàng Không phải ký lại Hóa đơn.
• Đối với Hóa đơn cho các loại hình cung cấp hàng hóa dịch vụ khác nếu Giữa bên Bán và bên Mua có các Hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết hàng bán, Biên bản giao nhận hàng bán, Phiếu thu…=>> Bên mua hàng Không phải ký lại Hóa đơn.
• Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

- Trường hợp 2: Khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân: Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý

Trả lời:

• TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
• TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp (cá nhân) thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

Trả lời:

• Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc) – Theo chu trình lưu trữ 10 năm (luật kế toán hiện Tại)
• Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

Trả lời:

Kê khai giống như hóa đơn giấy.